ZJEDNODUŠOVÁNÍ PODNIKATELSKÝCH PROCESŮ
(ÚRYVEK)
(Úpozorňujeme školitele a poradce v oblasti podnikání, že použití těchto materiálů jebez souhlasu Autora zakázáno)
Úryvek z přednášky pana S.V.Syčeva Optimalizace podnikatelských procesů na TRIZ-RI FÓRU Otevřené podnikatelské metodiky a technologieze dne 27. září 2011.
Dvě velké osobnosti vyjádřily radikální názor na optimalizaci:
"Jediný způsob optimalizace prodělečného projektu je jeho ukončení" Peter Drucker.
"Ideální systém je ten, který neexistuje, ale plní své úkoly" GenrichAľtšuller.
Tento článek je věnován metodám (vycházejícím ze systému TRIZ) omezování činností při zachování a zlepšení dosahovaných výsledků. V této části navážeme na klasiky a prohlásíme: "Nejlepší je taková činnost, která má výsledky, aniž by se muselavykonávat".
Je-li nutno zjednodušit nějakou práci, podívejte se, zda lze:
Před několika lety na významném podnikatelském Fóru www.triz-ri.ru/forum probíhala vášnivá debata.
Vedle dalších zajímavostí, se vyskytovaly například tyto:
- Když Honza vyrobil koště, a Jana s ním zametla podlahu, kdo uklidil smetí s podlahy? tázal se jeden z oponentů a stoupenců formální logiky,
Jiný oponent a stoupenec inovační a podnikatelské logiky odpovídal ve smyslu, že chytrý člověk se neohání koštětem ani odpadky, ale přemýšlí nad snižováním (odstraňováním) objemu úklidové práce bez negativních dopadů na čistotu.
Tento oponent odpověděl:
- Když Honza vyrobil koště, pak snížil Janin objem práce, pokud Jana dřívekoště neměla. V tom spočívá přínos koštěte.
- Když Honza vyrobil dobré koště, pak snížil Janin objem práce ještě více, pokud Jana měla horší koště, než je Honzovo.
- Když Honza spolu s koštětem zpracoval metodiku rychlého a méně pracného zametání, pak snížil Janin objem práce v ještě větší míře, ačkoliv nezmenšil objem ODPADU.
Ve skutečnosti Honza sledoval ušlechtilý cíl, spočívající nikoliv ve výrobě dalšího koštěte, ale v návrhu takové formy úklidu, která zachová čistotu, aniž by Jana musela zametat podlahu. Toto je ideál, sledovaný Honzou jakožto výrobcemúklidových pomůcek.
Co však znamená snížit objem činnosti? Máme činnosti a máme objekty.
Oboje lze:
- Odstranit
- Znehodnotit a udělat jednorázovým
- Naopak zhodnotit, pokud se tím bojovalo
- Postoupit do jiného systému
- Sloučit s něčím dalším
- Zajistit automatické splnění
Je výhodnější začít optimalizovat objekty, nikoliv práci. Po odstranění objektů, odpadnou veškeré práce, spojené s tímto objektem. To znamená, že odstraněním jednoho objektů, odstraňujete celý souhrn úkonů.
METODA NIČENÍ
Přejete-li si zjednodušit nějakou činnost, prozkoumejte, lze-li odstranit objekt, s nímž je tato činnost spojena. Máte-li projektor, nemusíte mýt tabuli. Rychlost procesoru se zvýší stonásobně, ale jeho velikost a spotřeba elektřiny zůstanou stejné. Počítače se zlepší, ale jejich velikost se zmenší, dokonce se vejdou do telefonu.
Ještě nedávno jsme pro přenos filmů a hudby používali kazety s páskou. Pásky již nejsou, ale filmy a hudbu přenášíme dále. Díky použití interaktivní obrazovky u řady funkcí odpadla potřeba mít klávesnici a myš. Obří monitory nahradily ploché a lehké, které v budoucnu zmizí vůbec, protože chytré závěsy a chytré tapety nám umožní vidět vše potřebné, navíc další rozvoj 3D, pravděpodobně ještě sníží nároky na povrch jako takový.
Zákon maximalizace ideálu ("Ideální systém je ten, který neexistuje, ale plní své úkoly"), velice podrobně popsaný panem GenrichemAľtšullerem.
Podíváme se na jeho aplikaci na zdánlivě jednoduchém až byrokratickém příkladu.
PŘÍKLAD
Evidence příjmu surovin
Činnost se skládá z následujících operací:
Celkem cyklus trvá 50 minut, tj. téměř 1 hodina na převzetí 1 dodávky surovin. Předpokládejme, že máme 100 takových cyklů, což je 5000 minut nebo téměř 84 hodin čili více než 2 týdny.
Takže se v souladu se zásadou maximalizaceideálu pokusíme o odstranění objektu této činnosti. Takových objektů zde je 6 (jsou označeny různými barvami), plus vlastní suroviny.
Jedná se o tyto objekty:
- Průvodní doklad
- Kniha
- Seznam přijatých materiálů
- Žádanka
- Zápis o výsledcích vstupní kontroly
- Zápis o zjištěných nedostatcích
VARIANTA PRVNÍ
Ze začátku došlo k pokusu o zpracování jednotného dokladu, který by nahradil šest stávajících a měl by podobu žádanky a zároveň s tím universálního nákladního listu. Pojmenujeme tento doklad Universální doklad (UD).
Hlavní myšlenkou je: požadavky jsou uvedeny u každé položky nákladního listu. Každá položka má vlastní číslo a čárový kód.
Universální doklad
Při přijetí:
- evidencedodaných položek (5 minut), a to:
- Pokud vše bylo "přijato", znehodnotíme kód v zóně "nepřijato", tj. neplatí "nepřijato"
- Pokud není přijato, znehodnotíme kód v zóně "přijato", tj. neplatí "přijato”
- Pokud něco je jakkoliv znehodnoceno, v sousední kolonce zaměstnanec uvede svůj podpis,
- Pokud je kolonka prázdná, tj. bez podpisu, stroj vytiskne: Novák sdělil: "nebylo dodáno"
- skenování Universálního dokladu (10 vteřin):
- Skenování;
- automatické vytváření několika dokladů: zápis o přijatých výrobcích, zápis o nepřijatých výrobcích, příloha k průvodnímu dokladu a další doklady dle potřeby. Nebo ještě lépe, potřebný počet universálního dokladu se zápisem a výkazy o přijatých a nepřijatých výrobcích;
- tisk dokladů;
- podepsání dokladů;
Splnění bodů 3 až 5 potrvá maximálně 5 minut (všechny body dohromady). Což je cca 10 minut projeden úplný cyklus místo původních 50 minut. Cyklus se zkrátil na jednu pětinu. Na splnění 100 takových cyklů potřebujeme 1000 minut čili 17 hodin, místo původních 84 hodin.
Požadavky jsou splněny jen částečně. Část objektů jsme odstranili, ze šesti původních zbyl jen jeden.
Postoupíme dále. Tento jeden objekt je sice jen jeden, ale je dlouhý a pro uživatele je nepohodlný. Představte si, že je to velký podnik a tato plachta je několik metrů dlouhá.
V takovém případě operace, uvedené jako bod 1, potrvají mnohem déle než 5 minut.
Z toho ihned vyplyne, že potřebujeme počítač apod. Ale podíváme se na počet těchto operací:
- Bezchybné zadání údajů,
- Bezchybné záznamy stanoveným způsobem.
Tyto dvě operace se opakují mnohokrát, což nemusí být nutně nejpohodlnější. Když se zaměstnanec podívá na velké pole, uvidí ihned celou stránku. Pochopitelně stránku lze rozdělit na kartotéku, ta se však musí udržovat (obnovovat, doplňovat apod.).
Proto
VARIANTA DRUHÁ
- Použijeme interaktivní obrazovku.
- Každé skupině zboží přiřadíme vlastní barvu.
- Pokusíme se provést logickou vizualizaci těchto skupin zboží:
- Písek
- Hlína
- Kámen
- ...
- Po dvojím kliknutí na určitou barvu, se otevře příslušná skupina:
- Písek 1
- Písek 2
- Písek 3
- ...
- И т.д.
Na interaktivní obrazovce:
- Je zobrazen výčet příslušné úrovně, například v rovině uvedeného UD,
- Zaměstnanec prstem poklepe na položku "přijato" či "nepřijato",
- Další postup je shodný s uvedeným výše, s výjimkou skenování,
- Navíc, protože zaměstnanec vstupuje pod svým evidenčním kódem, potřeba podpisu odpadá.
Nyní spočítáme:
- Otevření příslušné úrovně: jednotlivý delší vstup, například, 3krát za směnu, protože se zboží stejného druhu dodává společně. Což je dvacet vteřin na operaci nebo jedna minuta za směnu.
- Volba položky a dotek prstem na příslušném místě ("přijato"-"nepřijato"). Což je s použitím této technologie pět vteřin. Například se jedná o 100 záznamů, což je 500 vteřin, zaokrouhleně 9 minut.
Takže 100 operací vyžaduje 9 minut, oproti 84 hodinám nebo 17 hodinám.
Jestli někdo z Vás již popisoval procesy ve svém podniku, může si vybrat z těchto popisů objekty a zamyslet se nad tím, které z nich lze odstranit.
METODA ZNEHODNOCENÍ
Potřebujete-li zjednodušit určitou činnost, prozkoumejte možnost znehodnocení objektu činnosti. Například jednorázový talíř nemusíte mýt.
"V Japonsku jsou dnes velmi rozšířené jednorázové materiály, proto použití bavlněného kapesníčku je dnes nejen staromódní, ale nehygienické", napsal již v roce 1970 šokovaný AlvinToffler ve své knize Šok z budoucnosti.
Skutečnost, že inovace zlevňují objekty a vedou k jejich jednorázovému použití, je všeobecně známá. Je jednodušší vyhodit a nahradit, než stále kontrolovat a obnovovat charakteristiky, stav a provozovat celek.
Například v případě jednorázových jehel, proces mytí a sterilizace (celé podnikatelské procesy) zcela zmizel, aniž by to jakkoliv negativně ovlivnilo výsledek.
Existuje jednorázové nádobí, jednorázové zubní kartáčky, jednorázové deštníky, dokonce existují jednorázové mobilní telefony a jednorázové fotoaparáty nebo jednorázové oblečení z papíru nebo jiných jednorázových materiálů.
Tyto příklady nemusí nutně působit jako příliš nicotné, nepodstatné či okrajové (jednorázový deštník, no a co?). Existují přece jednorázové pleny (prsní vložky či přebaly apod.), jednorázové ručníky, jednorázové láhve na nápoje, pivní plechovky (jsou přece na jedno použití?) nebo obaly Tetrapack apod.
Tady pozor! Není důležité, že svého času všechny tyto známé jednorázové objekty vytlačily z trhu objekty vícenásobného použití, které plnily stejné či shodné funkce, je důležitější, že tím odpadla potřeba v celých podnikatelských procesech, spojených s objekty pro vícenásobné použití.
Dále se podíváme na objekty zásadnější:
- "Pevný disk zlevňuje a kolikpak asi dnes existuje jedinců, kontrolujících pevné disky svých počítačů různými nástroji jako kdysi? Žádní, pevný disk již dávno nikdo nekontroluje, ale obnovuje a údaje zálohuje. Je jednodušší to vyhodit…
- Počítače, smartphony a další chytré věcičky zlevňují a jejich pobyt u konkrétního Uživatele je omezen maximálně na 2 až 3 roky. Například v roce 1993 se na nákup počítače IBM-XT-286 bral úvěr nebo se počítač kupoval na splátky a po několika letech se prováděl upgrade, aby se nemusel kupovat nový. Tyto systémy také zlevňují a nakonec také chtějí být jednorázové".
- Ofsetový tisk se nahrazuje rychlejším zařízením, jehož životnost bude cca shodná se životností tiskárny.
- Něco podobného se tyká také aut: když se neprodají do tří let, neprodají se vůbec?
- Если Pokud používáte takové známé prostředky pro jednorázové nápady jako Twitter, Facebook a další, určitě víte, že používáte tematické blogy, a pokud používáte blog, například LiveJournal, víte, že používáte tematické stránky. Fígl je v tom, že tyto tematické produkty používají miliony osob, a jedinými uživateli těch správných stránek s jedinečnými nástroji, nastavenými podle Vašich požadavků apod. brzy budou pouze jejich autoři. Možná připravují lepší stránky, jenže to již zřejmě pro Uživatele není zajímavé. Pokud budeme sledovat trendy, pak zjistíme, že internetové projekty také směřují k jednorázovému použití.
Podívejme se na nemovitosti. - Co říkáte jednorázovému domku?
Jestli někdo z Vás již popisoval procesy ve svém podniku, může si vybrat z těchto popisů objekty a zamyslet se nad tím, které z nich mohou být jednorázové.
METODA ZHODNOCENÍ NEVHODNÉ VĚCI
1. Pohyb mořských vln se používá k čištění povrchu pilot, změny napětí se používají k nabíjení kondenzátoru, je-li na zdi trhlina, zastaví jí další otvor v jejím nejvyšším bodu, místo tmelení, ztluštění srdečního svalu se lečí uměle vyvolanou mrtvici .
2. Podle pověstí či poznámek spisovatele Borise Akunina z mezinárodního prostředí za existenci stálé francouzské módy hubených dam, vděčíme manželce Napoleona III. císařovně Eugenii, která byla hubená a řídila se zásadou "udělej z nedostatku přednost". Dříve byla móda žen plnoštíhlých a výrazy nakynula či nabyla (kynout a nabývat) nebo hubená (vyžilá) mluvily samy za sebe.
Zda je to pravda či nikoliv, nechť to posoudí historici a dietologové, pokud však potřebujete zjednodušit či odstranit určitou opakující se činnost nebo bojujete se škodlivým nebo zbytečným objektem, prozkoumejte, zde by nešlo tuto hrůzu spíšezhodnotit. Možná toto není jenom starý nábytek, ale nová dekorace.
3. V minulosti každý Uživatel stránek www.triz-ri.com neměl rychlý Internet a každýnemohl stahovat stránky dostatečně rychle. Proto se na našich stránkáchpři čekání na stahování stránek uváděly citáty. Právě během tohoto čekání. Citáty byly tak populární, že když většina Uživatelů již měla rychlý Internet, začaly se objevovat žádosti o "zpomalení" či zveřejnění citátů v samostatné rubrice.
4. Jeden známý podnik prováděl značení výrobků, nezáleží na tom, jakých. Na začátku se na zkušební výrobek nanášely speciální značky a prováděla se kalibraci barev a teprve, když se pracovníci přesvědčili, že zkušební výrobek je v pořádku, označili vlastní výrobek. Jistě si pamatujete, že když každý z Vás sipoprvé zapnul novou barevnou tiskárnu, tiskárna Vás, pravděpodobně, požádala o tisk zkušební stránky a provedla správné nastavení podle barevných polí. Přesně to je kalibrace barev.
V důsledku bylo nutno nejen zlikvidovatzkušební výrobky, ale vykonávat řadu vedlejšíchoperací, protože výroba zkušebního výrobku je taképodnikatelský proces, na který navazuje řada činností a další evidence.
Zkusme změnit pohled na škodlivý objekt.
Škodlivým objektem jsou zde značky/čárky, které se nanášejí pro kalibraci barev na jednotlivé zkušební výrobky. Podle společného názoru, pokud zůstanou na hlavním výrobku, není to hezké a kazí se vzhled výrobku.
Nový pohled bude opačný – značky jsou hezké a my je pokusíme zvýraznit.
Můžeme je umístit do kontextu:
- Do rámečku,
- Do zápatí,
- Zahrnout do obchodní značky,
- Přidat do vzoru, aby značky byly uvnitř některého prvku tohoto vzoru,
- Apod.
Výsledek: nepotřebujeme zkušební výrobky, protože kalibrace se provádí na hotovém výrobku. Zároveň s tím odstraníme veškeré podnikatelské procesy, spojené se zpracováním zkušebních výrobků: přípravu, nanášení značek, plnění stroje apod.
5. Na samém konci 80. let minulého století Autor těchto řádků pracoval v jistém vědecky zaměřeném technickém družstvu, kde se za peníze řešily různé podobné inovační úkoly. Mimo jiné úkol, jak omezit odpad z výroby polymerových výrobků, vyráběných lisováním pod tlakem na speciálních lisech.
Odpadem byl materiál, který bylpři této technologii vytlačen do kanálku. Veškerý materiál, vytlačený do kanálku se stával odpadem, protože se nevědělo, jak ho využít. Skutečně, kdo by potřeboval podobné kousky materiálu, odseknuté od hlavního výrobku?
Možná tomu nebudete věřit, ale my jsme vymysleli vhodnou formu pro tento kanálek, které připomínaly dlouhé kameny, určené pro hry, napodobující orientální, které jsme spolu s příslušnými legendami vymýšleli a měnili tak odpad na produkt.
6. Při výrobě kovoplastových oken existuje opravná operace – odstranění přebývajícího spoje, vniklého při spojení dvou profilů. Kromě toho, že je to opravná operace, je zdlouhavá a vytváří úzké místo, při němž se vytváří fronta k příslušnému zařízení a prostoje u dalších operací.
Bylo by dobré, kdyby se přebývající spojponechal. Nijak nepřekáží a ničemu neškodí. Navíc téměř není vidět, pokud to nebudete zvláště vyhledávat, ale kdo by si prohlížel roh okna? To ale nejde, prý to není hezké, když je vidět přebývající spoj.
První nápad se pochopitelně týkal výroby alternativních oken, záměrně pokrytých četnými spoji. Bohužel, skupina potenciálních milovníků alternativních oken nebyla moc početná.
Proč tedy se nezaměřit na průmyslové odběratele? Na podnikové Zákazníky, kteří si objednávají okna, například do provozů, skladů, laboratoří a dalších prostor, v nichž menší viditelnýspoj v rohu nikomu nepřekáží, a případná sleva z ceny objednávky, která bude v průměru vyšší, než běžné soukromá zakázka, poslouží věci.
Díky tomuto řešení se přebývající spoje nemusely u značného množství výrobků ořezávat a došlo k optimalizaci výroby.
7. Někdo sbírá láhve a vrací je za peníze. Kdyby se za povalující se odpadky také platilo, jistě by se našli lidé, kteří by je sbírali. Kdyby se vydávaly barevně odlišné pytle na tříděný odpad, výsledkem by bylo uklizení ulice a roztříděný odpad.
Pokud bojujete se škodlivým procesem, podívejte se, zda by se místo boje nedaly nahradit zhodnocením škodlivých procesů. Zadejte třídění odpadu bezdomovcům.
METODA POSTOUPENÍ DO VYŠŠÍHO SYSTÉMU
Existují supermarkety, v nichž nejen samostatněvybíráme zboží, ale někdy si ho sami vážíme, sami sipřipravujeme pokladní účtenku. Existují restaurace, v nichž si Zákazníci sami připravují jídlo. Existují prodejny typu DIY (Do ityourself, Udělej si sám), v nichž si Zákazníci nakupujísamostatné díly pro výrobu čehokoliv vlastními silami. Opusťme však prodejny a restaurace.
PŘÍKLAD
Pokud máte velkou výrobu a kupujete pro ni velké množství surovin a dílů u dodavatelů, prozkoumejte první operace svého technologického procesu. Není vyloučeno, že je lze postoupit dodavateli.
Jeden náš Zákazník nakupoval velké množství hliníkových profilů pro potřeby svého podniku. Všiml si, že první operaci „řezání na požadovanou velikost“ lze zcela jistě postoupit dodavateli. Dříve dodavatel dodával standardní profily stejné velikosti. Proto byl Zákazník nucen nejen dořezávat na požadovanou velikost a opracovávat řezy, ale vytvářel se odpad, za který ve skutečnosti platil navíc, a další poměrně dobřeplacené operace evidence odpadu, jeho skladování a následné likvidace.
Proto Zákazník seskupil všechny své standardní zakázky a navrhnul dodavateli, který si chtěl udržet významného stálého Zákazníka, aby mu dodával dodávky vždy složené z profilů příslušné velikosti. To znamená, že Zákazník nejen odstranil první technologické operace ve svém podnikua již nekupoval odpad, ale odstranil všechny podnikatelské procesy, spojené s tímto odpadem.
PŘÍKLAD
Další Zákazník vybudoval podnik, zabývající se zásobováním, tj. prodejem zboží pro vlastní potřebu podniku, nikoliv pro další prodej či pro použití k technologickým účelům. Jednalo se o poměrně velkou (rozsáhlou) nabídku: od náhradních dílo až po papírenský sortiment.
Otevřel si velkoobchodní prodejnu typu Cash and carry, kde Zákazníci platili za vybrané zboží u pokladny, obdobně jako v samoobsluze, nebo požádali o vystavení faktury na objednané zboží a vyzvedli ho po uhrazení a/nebo si objednali dopravu.
Na rozdíl od běžných samoobslužných prodejen, kde si Zákazníci nakládají zboží do nákupního vozíku, zde použití vozíku bylo ztížené. Zaprvé, protože řada druhů zboží byla těžká či rozměrná, zadruhé, protože ze stejných důvodů byly v regálech vystaveny pouze vzorky, a vyskladnění se provádělo jinde, zatřetí, protože značná část Zákazníků dávala přednost bezhotovostním platbám, vyžadujícím příslušný způsob přijímání objednávekna zboží ze široké nabídky.
Proto u každého vzorku byly rozmístěny štítky s názvem a čárovým kódem příslušného druhu zboží s uvedením měrných jednotek (ks, kg, m2, bm), abysi Zákazník vzalštítek a uvedl v něm množství do okénka vedle měrných jednotek. To znamená, že Zákazník pouze sbíral štítky vybraných druhů zboží a vpisoval do nich množství.
Poté Zákazník šel k pokladně a předal své štítky. Pokladní naskenovala příslušné množství čárových kódů z jednotlivých štítků, poté vystavila účtenku a, pokud Zákazník platil hotově, objednávka se objevila v programu skladové evidence nebo se vystavila faktura, pokud Zákazník platil převodem.
Zákazník, který platil hotově, obdržel číslo objednávky, šel do skladu a pásový dopravník (jako na letišti) dopravil jím objednané zboží, Zákazník své zboží vyzvedl a vyřídil dodací list.
PŘÍKLAD
Děláte si starosti, že Vaše pokladní šidí Zákazníky a přemýšlíte, jak to nejlépe vyřešit a:
- omezit platby v hotovosti,
- zavést úvěrový rámec pro stálé Zákazníky,
- umožnit Zákazníkům sledovat pokladní. Umístit nápis "Když je ve vyúčtování chyba, máte oběd na účet podniku"…Raději jinak… Dáte tam obří smajlík a veselý nápis "Nedostal jste stvrzenku? StiskněteZDE a získejte ODMĚNU!"
- umístit vedle pokladní kameru (naštěstí stále zlevňují) a promítat obraz na stěnu (monitor). Podkladní bude stále na očích.
PŘÍKLAD
Děláte si starosti, k čemu používají Internet Vaši zaměstnanci. Pochopitelně, že Vás správce systému blokuje "zakázaná IP", a stejně tak je pochopitelné, že všechno se zablokovat nedá. Navíc takové monitorování není nijak levné: provádí se namátková kontrola řady IP adres, vedou se černé listiny a bílé listiny, upravuje se algoritmus zjišťování "divných" přenosů a veškerá tato činnost kvalifikovaného pracovníka je placená, přitom může být použita k jiným účelům nebo se na ní dá ušetřit.
- Místo toho umístěte levnější obrazovku, stačí černobílou, v těch místech Vaší kanceláře, kde je vždy hodně lidí. A na monitorech namátkou zobrazujte činnostVašich zaměstnanců s uvedením jména majitele počítače.
PŘÍKLAD
Leckdo z nás viděl, jak na fotbalovém mistrovství Euro-2008 se sporná rozhodnutí rozhodčíchopakovaně vysílala z různých úhlů na velkých obrazovkách. Problém není v tom, že se na to dívají desetitisíce osob, ale v tom, co přesně cítí rozhodčí, když si uvědomuje, že desítky tisíc osob pečlivě sledují každý jehopohyb nebo rozhodnutí, a to přímo zde a v tento okamžik.
PŘÍKLAD
Jednou pro přiblížení pekárenské výroby velkého supermarketu jsme nabídli zajistit stálý přenos z degustací bezprostředně do provozu pekařů, připravujících drobné pečivo. Jistě si umíte představit, co si myslí pekaři, když Zákazníci tvrdí, že pečivo není nic moc.
PŘÍKLAD
Představte si, že v příjímací kanceláři úředníků je veden stálý přenos z čekárny. Stejný přenos, bez možnosti odpojit, je také v kancelářích jejich nadřízených a na velkých obrazovkách a v ulicích města, spolu s titulky “Kancelář úřadu městské části Praha 2, pracovník XY, čekárna před kanceláří XX“. Představte si, že podobný přenos je na zvláštních stránkách na Internetu nebo na sociálních sítích, občané přitom toto vše na stejných stránkách komentují. Každé ráno úředníkům přečtou výpis.
I když to nelze udělat v celé zemi, lze to například v pozměněné forměudělat u Vás ve společnosti.
Zjednodušíme podání stížností pro Klienty: Každý Klient nechce psát stížnost či si nechat zavolat vedoucího, ale jednoduché úkony udělá podstatně více lidí, například:
- zmáčknout tlačítko "nespokojen"
- hodit černou kouli u výstupu,
- odejít přes bránu "spokojen" nebo přes bránu "nespokojen";
- ...
Každý si všimne, že tato metoda nejen omezuje či dokonce zcela odstraňuje výdaje na kontrolu, ale také odstraňuje problém kontroly kontrolorů, který tak zcela zmizí, protože se domluvit lze pouze uvnitř systému, ale s vyšším systémem se domluvit nedá. Proto se tato metoda jmenuje "postoupení kontroly do vyššího systému".
Nyní se podíváme na příklad z jiné než kontrolní oblasti.
PŘÍKLAD
Nastoupil jste do velké společnosti, vlastnící vozový park pro služební a technologické účely. Určený nejen pro přepravu ve městě nebo mezi městy apod., ale uvnitř závodu. Vnitřní areál je velký, proto se používá velké množství dopravních prostředků pro přepravu osob a nákladů. Obvyklé problémy jsou na úseku "pracovník + sklad PHM", tj. krádeže, nákladná evidence spotřeby PHM, časté kontroly, fluktuace pracovníků bránící vytváření schopného kolektivu, a nadbytečný personál, stojí velmi ostře. Představte si, že tyto problémy jsou Vaše problémy a Vy je musíte vyřešit. Co uděláte?
Pamatujete si, že nesmíte přemýšlet: "jak zjednodušit či zlepšit činnost příslušných skladů?", ale musíte myslet jinak: "K čemu potřebujeme tyto sklady?', "V jakém případě nebudeme tyto sklady potřebovat?". Prosím, udělejte to obdobně jako v příkladech výše s pokladní a v dalších příkladech.
Zdrojem jsou auta, denně projíždějící bránami podniku. Kdo tato auta potřebuje? Například lze nabídnout schopným majitelům čerpacích stanic umístění čerpadel u vrátnice, čili u vstupní brány do podniku, a PHM a sklady PHM, postoupit nejen do vyššího systému, ale vůbec zanechat v minulosti, získat slevu (speciální cenu) za odběr paliva (objemová sleva) a dostávat strukturované výkazy spotřeby paliv. To nejen ušetří na výdajích za PHM, ale odstraní náklady na sklad PHM uvnitř podniku a neustálé starosti s jejich ostrahou, evidencí (krádeží) a nadbytečnými pracovníky apod.
Lze se pokusit o zlepšení správy, ale to by byl nakonec velmi nákladný omyl. Je zjevné, že mraky se objevují nejen na Internetu.
To znamená, že pokud si přejete zjednodušit nějakou činnost, podívejte se, zda lzeobjekt, s nímž je tato činnost spojena, nebo celou činnost postoupit do vyššího systému. Například nekompletovat výrobek, ale prodávat bez montáže, nepřipravovat bifteky, ale prodávat mleté maso. Mraky se objevují nejen na Internetu.
METODA SLOUČENÍ S DALŠÍ ČINNOSTI
Chcete-li zjednodušit nějakou činnost, podívejte se, zda neexistuje další objekt s podobnou činností. Nemusíte kácet strom vlastníma rukama, strom jistě překáží někomu jinému ve výstavbě bazénu.
Původně hongkongské karty Octopus byly určeny k úhradě jízdného v metru, v současné době se používají k úhradě za cokoliv. Pokrokové restaurace dodávají do supermarketů vlastní saláty, polotovary, omáčky podle původních receptur a další výrobky, pokrokové kavárny prodávají hotové zákusky vlastní výroby v maloobchodních prodejnách. Jistě můžete tento výčet prodloužit.
Nezáleží na tom, co děláte, zpravidla někde vedle již existuje funkční zdroj mimo podnik, který lze použít. Vždy existuje dostatek jiných objektů, vykonávající úkony, podobné těm, o jejichž optimalizaci usilujeme.
Například časopis Znanije-sila (v češtině V znalosti je síla) (č.7, 1986) uveřejnil příběh jednoho francouzského rádia, slibujícího posluchačům nejen informace a zábavu, ale také ochranu před komáry. Protože frekvence vysílání tohoto radia umožňovala vysílání pro člověkaneslyšitelných zvukůs ničivým účinkem na komáří samice, vysávající krev.
Jak jsem se tak procházel prodejnou a pozoroval zástupce bankovních institucí, nabízejících Zákazníkům, nakupujícím na hotové vyhlédnuté věci, aby koupili stejné věci, jenže dražší, na úvěr, přemítal jsem o pravdivosti tohoto příběhu a všiml jsem si, že jednou z nabízených věci jsou hodinky, které se natahovaly pohybem ruky.
PŘÍKLAD
Během normování v jednou závodě jsme sivšimli,že velké množství osob, včetně vysoce kvalifikovaných, nosí jeden druhému nejrůznější věci (doklady, vzorky materiálů, vzorky surovin, doklady apod.) a neefektivně tak ztrácejí čas.
Řešení spočívalo v rozmístění na křižovatce toků, například před jídelnou a/nebo před vrátnicí, prozatímních (sběrných) skladů nebo podatelen, kde by zaměstnanci příslušných oddělení podávali a přijímali nejrůznější věci, když jdou do jídelny nebo domů, ale ještě jsouna vrátnici. Na stejném místě by se evidovalo předání-převzetí. Pravděpodobně, pokud jeden odpovědný zaměstnanec bude chodit pro poštu nejen pro sebe, ale pro celé oddělení, pak 90% výmluv na předání dokladů či vzorků jednoduše zmizí.
PŘÍKLAD
Jestli někdo z Vás již popisoval procesy ve svém podniku nebo je zmenšoval při zachování výsledku, může se podívat na zbývající činnosti a zamyslet se nad tím, které z nich jsou podobné a lze je sloučit do stejné skupiny.
METODA VYNUCENÉHO SPLNĚNÍ BEZ ZAPŘIČINĚNÍ
Robert Sheckley napsal v roce 1955 povídku Potřebná věc.
Výlet do vesmíru je příliš dlouhý. Co všechno si s sebou musíte vzít, s obtížemi si představí dokonce i spisovatel sci-fi. Proto bylo rozhodnuto, vzít s sebou pouze jednu věc: 3D tiskárnu (či duplikátor), která snadno vyrobí repliku kterékoliv potřebné věci…Ale co, když se porouchá? Navíc, Sheckley popisuje situaci, kde potřebnou věc lze reprodukovat jen jednou, co se dá dělat… Hlavní hrdina této povídky nalezne řešení: zadá, aby duplikátor reprodukovat sebe samého.
Po uplynutí 55 let od napsání této povídky se objevil projekt RepRap = 3D tiskárna, která umí natisknout nejen různé předměty, ale i sebe samotnou: http://vimeo.com/5202148
Chcete-li zjednodušit nějakou činnost, podívejte se, zda by objekt, jehož prostřednictvím se tato činnost vykonává, byl schopen ji vykonávat sám. Nemusíte sledovat dívku, jak se červená. Červenají se nejen dívky: termoaktivní látky mění barvu podle teploty, zvuky se mění podle napětí struny, zaměstnanci a Zákazníci sdělují či nesděluji dobré zvěsti nebo špatné zprávy v závislosti na výši svého výdělku a efektivitě našeho podnikání.
PŘÍKLAD
Jeden menší podnik vyrábí tenké, ale pevné polymerové nitě. V určité fázi výrobního procesu se hotové nitě napínají a poté se navíjejí na speciální kotouč. Nitě jsou dlouhé. Jak lze zkontrolovat její tloušťku během výroby, když je to nutné? Navíc existuje nutnost mít jistotu, že se niť vyrábí z požadovaného materiálu, který nenízředěn, protože existují podniky, kde se polymery ředí.
Podle zásad TRIZ nás o tom musí nenáročně informovat…niť samotná. Z této formulace lze si snadno domyslet, že musíme sledovat zvuk napnuté nitě. Správná (materiál, tloušťka) niť vydává zvuk, odpovídající stanovené notě.
PŘÍKLAD
Normálně fungující obchodní společnosti mají stanoveno minimální množství zásob zboží. Když je sortiment velký a zboží je rychloobrátkové (potraviny apod.), příslušní pracovníci nesmí zapomenout zboží doobjednat a navíc nesmí zapomenout zkontrolovat dodavatele, kterých je zpravidlahodně. Protože údaje o skutečně prodaných kusech a příslušném zůstatku jsou u dobře fungujících podniků uvedeny v databázích, včetně minimálního množství zásob, je snadné doplnit službu, která v příslušný okamžik automaticky zašle e-mail a/nebo sms-upomínku, sdělující, že dochází zboží N.
Nabídněte nám zboží teď a za nejlepších podmínek. Tím se odstraní lidský faktor, spojený s vyhledáváním zůstatku četných druhů zboží a zjednoduší se správa objednávky.
Čtenář jistě bude schopen doplnit tento výčet o další příklady automatizace. SMS a/nebo emailové upomínky o určitých událostech, upozornění kontrolky libovolného měřícího systému apod.
Přesto provádějte automatizaci pouze u té činnosti, kterou nelze odstranit či zjednodušit. Nechť automatizace odstraní některé činnosti vlastními silami. Chybné je provádět automatizaci činností a podnikatelských procesů bez jejich omezení.
Pokud někdo z Vás již popisoval podnikatelské procesy, vymezte z popisů objekty a podívejte se, zda by některý z nich mohl vykonávat svou činnost automaticky nebo přinejmenším upozornit na ní.
